大理大学档案馆

关 于做好 2020年 归档工作的通知

校属各单位：

为确保201 9 年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，进一步推动学校档案工作的规范化、制度化，现将20 20 年归档工作通知如下：

一 、归档范围

1、 201 9 年1月1日至12月31日期间 ，各单位在学校党政管理、教学、科研、外事、资产、财会、后勤、基建、出版、学生管理等各项活动中形成办理完毕的，具有保存价值的各种载体文件材料均应整理归档。

2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。

3 、各单位在学校主页发布的新闻稿件所配照片，以及重要人物来访、召开重要会议、举办大型活动（纪念、庆典、签约仪式等）、出访调研等过程中形成的照片、光盘、录像带、录音带、影视胶片等声像材料（包括学校风光、建筑设施等图片）。照片为数码照片。

4 、各单位及个人在教学、科研、管理工作中荣获的厅级（含）以上奖励的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，上级领导题词、赠言手迹、赠送字画，校际交流所赠礼品，学校及各单位不同时期证件、徽章、印章等具有保存价值的实物。

5 、往年应归档，但尚未归档的文件材料。

二、归档时间

1、党群、行政部门在20 20 年6月30日前完成立卷归档工作；

2、教务处、校属学院、研究院（所）在 2020年9月30日前完成立卷归档工作；

3、财会类档案在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月30日前移交归档；

4、应届学生毕业合影照片在当年 6月30日前归档。

三、归档要求

1、学校各部、处、教辅后勤部门、直属单位、和各学院、研究院（所）、公司等单位均为档案的立卷部门，应根据各单位《立卷归档范围和保管期》及《不归档文件材料范围》（见附件），收集整理立卷归档材料。

2 、学校党办、校办盖章印发的红头文件（函件），由党政办统一收集归档 , 归档的文件包括文件正文、附件、签发单、发文申请、底稿等。重要材料应保存历次修改稿。

3 、涉及多个部门的材料，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

4 、归档 材料必 须为原件 ，有落款时间、单位、公章等重要信息。

5 、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、人物、时间、地点；数码照片需以光盘形式归档。归档照片要求包括电子版、冲印照片及文字说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者）一套，电子照片为 jpg格式、像素不低于500万，冲印照片大小为5寸（12.7cm × 8.9cm）。

6 、学生毕业合影照按《大理大学毕业生合影照片归档要求》（详见附件）归档， 照片尺寸统一为 7寸（17.8cm × 12.7cm） 。

7、归档的电子档案（纸质档案的电子版须为 pdf版）须标明与纸质档案相符的标题及时间。

四、归档程序

1、办理移交前，请各单位先将归档文件清单发送给档案馆检查，检查合格后再确认档案移交进馆时间。

2、办理移交时，交接双方凭填写好的归档文件清单与归档文件进行当面清点，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门重新整改，合格后方可办理移交手续。

3、各单位移交档案材料时须填写“档案移交清单 ”（详见附件）一式两份，交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。

五、 联系方式

地点：古城校区图书馆北侧一楼档案馆

联系人：周毅敏

联系电话：2219865

附件1：立卷部门归档范围和保管期限

附件2：大理大学毕业生合影照片归档要求

附件3：大理大学归档文件移交清单

档案馆

2020 年 4 月 2 日

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